Não anuncie sua seleção final antes das negociações. No final do estágio de avaliação detalhada, a equipe pode querer declarar um “vencedor”. No entanto, informar ao candidato líder que ele é o “escolhido” não é do melhor interesse da empresa. Não é incomum que haja surpresas no processo de negociação e você pode precisar rever sua escolha.
Planeje para o longo prazo. Na pressa de começar, certifique-se de revisar cuidadosamente os custos de longo prazo para que suas estimativas estejam corretas e você não distorça os números de ROI do ERP. Alguns provedores fornecem mais serviços gratuitos por um período mais longo e alguns podem terceirizar seu suporte de longo prazo para uma empresa de pagamento por chamada de suporte. Alguns provedores têm um limite para o quanto aumentarão as taxas anuais de manutenção ou assinatura, e muitos não o fazem. Outros vendem uma assinatura baixa de software como serviço (SaaS) e, após alguns anos, começam a aumentá-la significativamente. Alguns provedores fornecem uma atualização anual, mas nenhum suporte significativo no processo de atualização. Faça perguntas e obtenha as respostas por escrito para ter certeza de que entendeu completamente seus custos de longo prazo.
Sistema de gestão ERP: Saiba como funciona esse tipo de solução
É preciso uma aldeia (ou, pelo menos, uma equipe) – O fator mais importante para o sucesso do processo de avaliação do sistema ERP é a equipe do projeto. Essa equipe deve ser estabelecida bem cedo e deve ser a força motriz no desenvolvimento, distribuição e avaliação do RFP e na seleção do novo sistema ERP.
Em nossa experiência, quando as equipes estão no meio de uma investigação e avaliação detalhadas, atalhos são frequentemente tomados. Mas se sua equipe de projeto seguir essas cinco etapas e prestar atenção às lições aprendidas, eles serão capazes de encontrar a solução ideal para atender aos requisitos da sua empresa, agora e no futuro.